Mini-gids: zo bereid je je raad voor op de Governance Code Cultuur 2027
De Governance Code Cultuur is vernieuwd. Vanaf 2027 geldt de nieuwe code. En hoewel januari nog ver weg lijkt, raken een paar veranderingen direct aan besluiten die raden van toezicht dit najaar al nemen.
De code werkt daarbij volgens pas toe én leg uit voor de principes en pas toe óf leg uit voor de aanbevelingen. Afwijken kan dus, maar vraagt om een bewuste en overtuigende uitleg. Vooral rond samenstelling, werving en de manier waarop een raad zijn rol organiseert, is het verstandig om nu al te kijken wat er moet gebeuren.
1. Tel je raad na
Voor grote culturele organisaties — organisaties met meer dan €2 miljoen aan baten per jaar — vraagt de nieuwe code om minimaal vijf toezichthouders. Daarnaast biedt de raad plaats aan een trainee (8.2).
Die trainee is dus niet één van de vijf.
Pak daarom niet alleen je begroting, maar ook je laatste jaarrekening, actuele prognose en rooster van aftreden erbij. Val je boven de grens of verwacht je daar binnenkort overheen te gaan? Kijk dan hoeveel ruimte er in je raad nodig is.
En begin op tijd. Een zorgvuldige werving en selectie kost in de praktijk al snel 12–14 weken. Tel daar het vaststellen van het profiel, de besluitvorming en je vergaderschema bij op en een half jaar is zo voorbij.
2. Stel een passende vergoeding vast
De oude code sprak over een eventuele vergoeding. De nieuwe code formuleert het steviger: de raad van toezicht stelt een passende vergoeding voor zijn leden vast, rekening houdend met de aard, omvang en culturele en maatschappelijke doelstellingen van de organisatie (8.9).
Dat verdient dus een expliciet gesprek in de raad. Niet alleen over het bedrag, maar ook over de afweging erachter.
Een reële vergoeding heeft bovendien effect op wie toezicht kan houden. Onbetaald toezicht sluit mensen uit die de benodigde tijd niet zomaar kunnen vrijmaken. Een passende vergoeding kan daarmee bijdragen aan een bredere en meer diverse samenstelling van de raad.
Agendeer het onderwerp en leg de gemaakte afweging vast.
3. Betrek het bestuur bij profiel én werving
De raad blijft verantwoordelijk voor zijn eigen samenstelling en benoemt zelf zijn nieuwe leden. Maar dat betekent niet dat de raad die werving geïsoleerd uitvoert.
De nieuwe code zegt expliciet dat de raad van toezicht het bestuur om advies vraagt bij het opstellen van het profiel én bij de werving en selectie van nieuwe toezichthouders (8.3).
Dat is meer dan het profiel even voorleggen.
Spreek daarom vóór de volgende vacature af hoe het bestuur wordt geraadpleegd, op welk moment en waar de verantwoordelijkheid van de raad begint en eindigt. Zo wordt de inhoudelijke vraag — wat heeft deze organisatie de komende jaren nodig? — gezamenlijk onderzocht, terwijl de onafhankelijkheid van de benoeming bij de raad blijft.
4. Borg sociale veiligheid op twee niveaus
Sociale veiligheid krijgt in de nieuwe code een explicietere plek.
Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede en veilige werkomgeving en zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie met vermoedens van misstanden of onregelmatigheden terechtkan bij een externe vertrouwenspersoon, zonder risico voor de eigen positie (6.3).
Voor de raad van toezicht geldt daarnaast een eigen verantwoordelijkheid. De raad kiest één van zijn leden als aanspreekpunt voor interne belanghebbenden bij onregelmatigheden binnen het bestuur of de raad zelf en maakt bekend wie dat is (7.15).
Dat zijn twee verschillende rollen.
Laat het bestuur daarom bevestigen dat de externe vertrouwenspersoon goed is geregeld en voor iedereen vindbaar is. En wijs als raad zelf het interne aanspreekpunt aan. Controleer meteen of medewerkers, freelancers, stagiairs en vrijwilligers weten waar ze terechtkunnen.
5. Breng tegenstrijdig belang opnieuw in kaart
De nieuwe code legt sterk de nadruk op één centrale vraag: is er sprake van een mogelijk tegenstrijdig belang waardoor een bestuurder of toezichthouder niet langer onafhankelijk en onbevooroordeeld het belang van de organisatie kan dienen?
De organisatie moet vastleggen hoe zij dergelijke situaties signaleert en behandelt. Een mogelijk tegenstrijdig belang wordt gemeld, de raad beoordeelt de situatie zonder aanwezigheid van de betrokkene en bij een daadwerkelijk tegenstrijdig belang doet diegene niet mee aan voorbereiding, bespreking, besluitvorming of uitvoering.
Besluiten waarbij tegenstrijdig belang heeft gespeeld worden bovendien schriftelijk en gemotiveerd vastgelegd. Ook het jaarverslag vermeldt gevallen van mogelijk tegenstrijdig belang en hoe daarmee is omgegaan.
Leg daarom statuten, bestuursreglement en RvT-reglement naast de nieuwe code en de WBTR. Niet om woorden één-op-één te vervangen, maar om te controleren of definitie, procedure, besluitvorming en verslaglegging op elkaar aansluiten.
De rode draad
De nieuwe code vraagt niet alleen om betere governance op papier. Hij maakt concreter wie betrokken wordt, wie waarvoor verantwoordelijk is en waarover een organisatie publiek verantwoording aflegt.
Voor raden die de komende maanden gaan werven, hun rooster van aftreden herzien of hun reglement actualiseren, begint 2027 daarom feitelijk al dit najaar.
Wachten tot december maakt vrijwel ieder van deze vijf punten lastiger.
Hulp nodig?
DDJ& begeleidt culturele organisaties bij de samenstelling en werving van besturen en raden van toezicht en adviseert over de toepassing van de nieuwe Governance Code Cultuur.
Plan direct een governance-gesprek in zonder verplichtingen.
